Využitie PKI ani zďaleka nie je také priamočiare ako na prvý pohšad vyzerá: KPIs (key performance indicator) vychádzajú z viacerých, zvyčajne nezávislých zdrojov dát. Jednotlivé zdroje dát sú rôznej kvality a výpovednej hodnoty. Tento faktor komplikuje možnosti využiť KPI hodnoty na interpretáciu zamýšlaných ukazovateľov. Správne definovať KPI a zozbierať správne dáta je zvyčajne rozsiahla a náročná úloha. Čím viac operácií, ktoré sú naviac značne diverzifikované, je potrebné zahrnúť do zdrojových dát, tým je tento krok náročnejší.

Skúsme sa pozrieť na konkrétny prípad. Firemný systém plánovania zdrojov (enterprise Resource Planing), systém na podporu logistiky od externého dodavateľa a údaje z hlavnej knihy môžu byť vhodné zdroje dát. Problém je, že každý z týchto systémov je určený na iné cieľe čo je samo osebe dôvod byť opatrný pri snahe tieto dáta integrovať. Definovať alebo zavhovať výpovednú hodnotu dát, klasifikovať čo presne tieto dáta reprezentujú a nájsť “spoločného menovateľa” týchto dát nie je triviálna úloha. Ako môže v tomto prípade firma vybudovať systém ktorý bude možné považovať za autoritatívny zdroj dát (single source of truth) ?

Dobrý spôsob je definovať všeobecne uplatniteľný a systematický prístup k definovaniu hodnôt KPI. Výsledné KPI sú výsledkom matematických funkcií, ktoré sú aplikované na dáta zozbierané zo zdrojov firmy (interných aj externých). To, že tieto KPI parametre je možné štandardizovať, umožňuje ich prepojenie so štruktúrou dát (DWH) ktorá umožňuje včasnú a presnú dostupnosť dát. Ak sa toto podarí dosiahnuť, procesy ktoré neprinášajú očakávané výsledky bude možné ľahko identifikovať.

Aby bolo možné optimalizovať efektivitu využitia KPI, firma musí identifikovať tie ukazvateľe, ktoré sú kritické (business-critical); typicky sú to tie na ktorých je postavený firemný business. Je to zvyčajne malá, ale významom najpodstatnejšia skupina.

Keďže týchto kritických KPI ukazovateľov bude vo väčšine firiem iba niekoľko, dá sa všeobecne odporúčať začať s tejto strany. Treba zároveň povedať že tento krok je rozsiahly – firma musí identifikovať, utriediť a v niektorých prípadoch aj sprístupniť dáta ktoré tvoria stavebné prvky KPI.

Niekoľko ďalších faktorov, ktoré vplývajú na hodnoty KPI:

Zdroje dát. KPI sú efektívne a najdôverihodnejšie keď je možné všetky vzťahy definovať na jednom zdroji dát a ak súčastne tieto dáta budú vyhovovať aj všetkým ostatným oddeleniam. Jednoduchý príklad je ERP systém ako zdroj dát. Ak bude potrebné dáta získavať z viacerých zdrojov, nekonzistentnosť a “primeranosť” dát môžu priniesť neočakávané problémy.

Používatelia dát. Pokiaľ je skupina používateľov ktorá bude vyhodnocovať hodnoty kľúčových ukazovateľov, spôsob spracovania výstupov (tzv. front-end) môže byť jednoduchý a prispôsobený aplikáciám ktoré sú pre týchto používateľov najjednoduhšie na použitie. Ak na druhej strane bude skupina používateľov väčšia a zahŕňa niekoľko rúznych oddelení, prípadne aj externistov, webový portál by mohla byť lepšia voľba.

Hodnoty KPI. Tieto hodnoty musia byť v zhode z firemnými cieľmi. Tiež je dôležité aby senior menežment vyjadril podporu tejto iniciatíve a zabezpečil ich akcieptovanie na všetkých úrovniach a oddeleniach podniku.

Intervaly zberu a aktualizácie. Je potrebné určiť ako často je potrebné aktualizovať hodnoty KPI. Na základe tohoto je potrebné identifikovať zdroje dát ktoré musia byť dostupné bez obmedzení. Samozrejme, nie je možné určiť všeobecné alebo odporúčané pravidlá. Firma ktorá má časť majetku investovaného na akciových trhoch, bude požadovať “out-of-stock” metriky denne; pre iné firmy bude postačujúce maž tieto údaje aktualizované na týždennej alebo mesačnej báze.

Aký je záver? ukazovateľe KPI vyžadujú kvalitnú analýzu a definíciu, svedomitý zber dát a neustále zrovnávanie týchto dát s firemnými cieľmi. Ak bude stanovený a dodržaný detailný plán a presne definované postupy zberu dát, firmy môžu vybudovať spoľahlivé KPI ukazovateľe ktoré umožnia presné a spoľahlivé vyhodnocovanie výkonnosti firmy.